POSTANOWIENIA SZCZEGÓŁOWE

REGULAMINU UCZESTNICTWA W IMPREZIE PIKNIK NAD ODRĄ

Niniejsze Postanowienia Szczegółowe stanowią integralną część umowy i Regulaminu Uczestnictwa w Imprezie Festiwal Podróży i Czasu Wolnego „Piknik nad Odrą”.

1. TERMIN I GODZINY OTWARCIA IMPREZY: 10-11 MAJA 2025 r.

1.1 Czas otwarcia imprezy Festiwal Podróży i Czasu Wolnego „Piknik Nad Odrą” dla osób odwiedzających (publiczności):

1) Część targowa, promocyjna, zwana dalej „targami turystycznymi Market Tour”: sobota i niedziela w godzinach 11:00 -18:00;

2) Część jarmarkowa, gastronomiczna, strefa browarów sobota 11:00 – 23:00 oraz niedziela 11:00 – 20:00

1.2 Wystawca Targów Market Tour jest zobligowany do otwarcia stoiska i pozostawania go otwartego dla osób odwiedzających, w godzinach: sobota 11:00-18:00, niedziela 11:00-18:00

1.3 Wystawca strefy jarmarkowo/gastronomicznej jest zobligowany do otwarcia stoiska i pozostawienia go otwartego dla osób odwiedzających w godzinach: sobota 11:00 – 23:00, niedziela 11:00 – 20:00.

1.4 Wystawca strefy browarów jest zobligowany do otwarcia stoiska i pozostawienia go otwartym dla osób odwiedzających w godzinach: sobota 11:00 – 23:00, niedziela 11:00 – 20:00. Sprzedaż napojów alkoholowych do konsumpcji na miejscu musi zakończyć się na 30 minut przed końcem Imprezy każdego dnia.

1.5 W podanym wyżej okresie, Organizator nie ponosi odpowiedzialności za wszelkie rzeczy pozostawione na stoiskach Wystawców, w tym urządzenia, towar, eksponaty. W pozostałych godzinach odpowiedzialność przejmuje ochrona zapewniona przez Organizatora.

2. ODBIÓR STOISKA, OKRESY MONTAŻU I DEMONTAŻU STOISKA

2.1 Odbiór stoiska od Organizatora: 10.05.2025 r. do godziny: 10:00; po upływie tego terminu Organizator jest uprawniony do sporządzenia jednostronnego protokołu zdawczo–odbiorczego, który będzie wiążący dla Stron.

2.2.Montaż (w tym przygotowywanie stoiska przez Wystawcę): 10.05.2025 r. w godz. 6.00-10.30. Dotyczy wystawców wszystkich stref Imprezy.

2.3. Demontaż strefy targowej, promocyjnej – w tym pakowanie wyposażenia stoiska Wystawcy przez Wystawcę: 11.05.2025 r. w godz. 18.00-22.00.

2.4 Demontaż stref handlowych, gastronomicznych oraz browarów możliwy od godziny 20:00 w niedzielę 11.05.2025 r.

3. LOKALIZACJA

Lokalizacja stoiska Wystawcy wynika z warunków organizacyjno-technicznych. Jedynym dysponentem powierzchni wystawienniczej jest ZART Sp. z o.o. .

Organizator zastrzega sobie prawo zmiany:

1) lokalizacji stoiska,

2) powierzchni zamówionej przez Wystawcę (w porozumieniu z Wystawcą), jeżeli względy organizacyjne i projektowo-techniczne uniemożliwiają realizację życzeń Wystawcy.

4. WARUNKI PŁATNOŚCI

4.1 Dla Wystawców walutą płatności jest złoty polski (PLN), przy czym dla Wystawców spoza Polski dopuszcza się możliwość zapłaty w euro (EUR).

4.2. Wystawca jest zobowiązany dokonać płatności za udział w Imprezie na rzecz Organizatora w następujący sposób:

1) zaliczka w wysokości 25% łącznej wysokości opłat za udział w Imprezie wyszczególnionych w potwierdzeniu przyjęcia Zgłoszenia-Umowy, niezwłocznie po jego otrzymaniu, lecz nie później niż w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymanej faktury proforma;

2) pozostałej części należności wynikającej z potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia-Umowy, tj. 75% wartości zamówienia, w terminie do dnia – na rachunek bankowy wskazany na potwierdzeniu przyjęcia Zgłoszenia-Umowy (faktura proforma).

Dowód wpłaty zaliczki i pozostałej części należności należy przesłać mailem na adres .

4.3 Przez dowód wpłaty, o którym mowa wyżej rozumie się wygenerowane elektronicznie potwierdzenie przelewu albo potwierdzony przez bank lub pocztę dowód wpłaty.

4.4 Za usługi dodatkowe zlecone w dniu Imprezy, płatność następować będzie w kasie Organizatora gotówką.

4.5 W przypadku, gdy Wystawca nie uczestniczy w imprezie, w tym także z przyczyny,

o której mowa w § 2 ust. 5 Regulaminu Imprezy Festiwal Podróży i Czasu Wolnego „Piknik nad Odrą”, jest zobowiązany zapłacić 100% przewidywanej opłaty (wynagrodzenia Organizatora).W przypadku złożenia pisemnej, pod rygorem nieważności, rezygnacji z udziału w Imprezie lub rezygnacji z części wcześniej zamówionej powierzchni stosuje się § 4 ust. 4-8 Regulaminu Imprezy Festiwal Podróży i Czasu Wolnego „Piknik Nad Odrą”.

5. USŁUGI DODATKOWE ZWIĄZANE Z POWIERZCHNIĄ WYSTAWIENNICZĄ, STOISKIEM I JEGO WYPOSAŻENIEM

Organizator dopuszcza zmiany w zabudowie i wyposażeniu stoiska do dnia 28.04.2025 r. z zastrzeżeniem, że zmiany te realizowane będą według kolejności ich zgłaszania, w miarę możliwości osobowo-materiałowo-technicznych Organizatora. Każdorazowo przyjęcie zmian do realizacji będzie potwierdzane przez Organizatora. Organizator ma prawo odmowy przyjęcia zmian do realizacji.

6. USŁUGI REKLAMOWE

6.1 Ostateczny termin przekazywania materiałów niezbędnych do realizacji usług reklamowych na rzecz Wystawcy w ramach Imprezy (fryzy, katalog targowy, wyklejenie ścian itp.) upływa dnia 20.04.2025 r. Po upływie tego terminu Organizator – według swojego wyboru – ma prawo odmówić przyjęcia materiałów z zachowaniem swojego prawa do pełnego wynagrodzenia lub może je przyjąć, pod warunkiem zapłaty przez Wystawcę kosztów związanych z koniecznością dokonania odpowiednich zmian w materiałach już wytworzonych.

6.2 Wystawca jest zobowiązany do pokrywania wszelkich opłat i wynagrodzeń na rzecz właścicieli autorskich praw majątkowych i praw pokrewnych oraz organizacji zbiorowego zarządzania prawami autorskimi lub prawami pokrewnymi z tytułu wykonywania i odtwarzania na stoisku utworów zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami.

7. KARTY IDENTYFIKACYJNE

7.1 W dniu przyjazdu na Imprezę Wystawca zobowiązany jest w pierwszej kolejności zgłosić się do Biura Imprezy celem pobrania kart identyfikacyjnych oraz kart wjazdowych. Karty identyfikacyjne w części handlowo–gastronomicznej przysługują w liczbie jednej sztuki na stoisko. 

7.2 Na terenie Imprezy obowiązuje całkowity zakaz parkowania.

7.3 Parkingi będą wyznaczone poza terenem Imprezy.

7.4 Możliwość wjazdu na teren Imprezy będzie możliwy tylko w wyznaczonych godzinach za okazaniem karty wjazdowej. Samochód lub inny pojazd Wystawcy musi opuścić teren Imprezy do godz. 10.30 w dniu rozpoczęcia Imprezy.

 

REGULAMIN UCZESTNICTWA W IMPREZIE Festiwal Podróży i Czasu Wolnego „PIKNIK NAD ODRĄ”

Regulamin stanowi integralną część umowy

§ 1 POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Niniejszy Regulamin stanowi integralną część umowy i obowiązuje wszystkich Wystawców w ramach Imprezy Festiwal Podróży i Czasu Wolnego „Piknik nad Odrą”, organizowanej przez Zachodniopomorską Agencję Rozwoju Turystyki ZART Sp. z o.o., zwaną dalej Organizatorem.

2. Ilekroć w niniejszym Regulaminie jest mowa o Imprezie rozumie się przez to imprezę Festiwal Podróży i Czasu Wolnego „Piknik nad Odrą”, w tym jej część pod nazwą Targi Turystyczne Market Tour  (zwanymi dalej „Targami”).

3. Integralną część niniejszego Regulaminu stanowią Postanowienia Szczegółowe Regulaminu Uczestnictwa w Imprezie Festiwal Podróży i Czasu Wolnego „Piknik Nad Odrą”, zwane dalej Postanowieniami Szczegółowymi.

§ 2 WARUNKI UDZIAŁU

1. Aby wziąć udział w Imprezie należy złożyć u Organizatora wypełniony formularz: Zgłoszenie-Umowa. Dokument ten winien być podpisany przez Wystawcę lub osobę (osoby) upoważnioną do jego reprezentacji.

2. Złożenie Zgłoszenia-Umowy jest równoznaczne ze złożeniem oferty uczestnictwa w Imprezie. Organizator potwierdza przyjęcie zgłoszenia w formie dokumentowej, w szczególności pisemnie, faksem lub pocztą elektroniczną, co jest jednoznaczne z zawarciem umowy i uzyskaniem statusu Wystawcy.

3. Rezygnacja Wystawcy z udziału w Imprezie lub rezygnacja z części wcześniej zamówionej powierzchni winna być dokonana w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Niedokonanie przez Wystawcę zapłaty należności, o których mowa w § 4 Regulaminu, nie jest jednoznaczne z rezygnacją z udziału w imprezie.

4. Organizator zastrzega sobie prawo odmowy przyjęcia Zgłoszenia – Umowy bez podania przyczyny i powiadomi o tym w formie dokumentowej, w szczególności pisemnie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej, w terminie do 6 tygodni przed terminem rozpoczęcia Imprezy lub w ciągu 7 dni od otrzymania Zgłoszenia-Umowy, jeżeli wpłynęło ono później niż 6 tygodni przed terminem Imprezy.

5. Organizator ma prawo nie dopuścić Wystawcy do udziału w Imprezie w przypadku, gdy Wystawca nie uiści we właściwych terminach opłat za udział w Imprezie, o których mowa w § 4 Regulaminu.

§ 3 FORMA UDZIAŁU

1. Wystawca bierze udział w Imprezie we własnym imieniu.

2. Wystawca nie jest uprawniony do podnajmowania, poddzierżawiania lub oddawania do bezpłatnego używania całości lub części stoiska ani do udostępniania go osobie trzeciej do korzystania na jakiejkolwiek innej podstawie prawnej lub faktycznej, bez uprzedniej dokumentowej pod rygorem nieważności zgody Organizatora.

§ 4 WARUNKI I TERMINY PŁATNOŚCI

1. Wystawca jest zobowiązany dokonać zapłaty za udział w Imprezie na rzecz Organizatora w następujący sposób:

1) zaliczki w wysokości 25% łącznej wartości opłat za udział w Imprezie, niezwłocznie po otrzymaniu potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia-Umowy (faktura proforma) w terminie 7 dni kalendarzowych;

2) pozostałej części należności wynikającej z potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia-Umowy w terminie wskazanym w Postanowieniach Szczegółowych, na rachunek bankowy wskazany na potwierdzeniu przyjęcia Zgłoszenia-Umowy.

Dowód wpłaty zadatku i pozostałej części należności należy przesłać mailem na adres e-mail wskazany w Postanowieniach Szczegółowych.

2. Jeżeli zachodzi sytuacja, że Wystawca prezentujący się na Imprezie nie będzie płatnikiem (adresatem faktury), to należy o tym fakcie poinformować Organizatora przy składaniu zamówienia. Zgłoszenie-Umowa winno być podpisane przez osobę (osoby) upoważnione do reprezentowania płatnika. Koszty usług dodatkowych zleconych podczas Imprezy płatne są gotówką w kasie Organizatora.

3. Rezygnacja Wystawcy z udziału w Imprezie lub rezygnacja z części wcześniej zamówionej powierzchni, na co najmniej 40 dni przed terminem rozpoczęcia Imprezy, nie rodzi po stronie Wystawcy żadnych zobowiązań finansowych.

4. W przypadku rezygnacji Wystawcy z udziału w Imprezie bez względu na jej przyczynę  (co obejmuje okoliczności zawinione i niezawinione) w terminie krótszym niż 40 dni , ale nie później niż na 15 dni przed rozpoczęciem Imprezy, Wystawca zobowiązany jest zapłacić Organizatorowi kwotę w wysokości 25% łącznej wysokości opłat za udział w Imprezie wyszczególnionych w potwierdzeniu przyjęcia Zgłoszenia-Umowy.

5. W przypadku rezygnacji Wystawcy z części wcześniej zamówionych usług bez względu na jej przyczynę (co obejmuje okoliczności zawinione i niezawinione) w terminie krótszym niż 40 dni , ale nie później niż na 15 dni przed rozpoczęciem Imprezy, Wystawca zobowiązany jest zapłacić Organizatorowi kwotę w wysokości 25% od kwoty pierwotnego zamówienia.

6. W przypadku rezygnacji Wystawcy z udziału w Imprezie bez względu na jej przyczynę  (co obejmuje okoliczności zawinione i niezawinione) w terminie krótszym niż 15 dni przed rozpoczęciem Imprezy, Wystawca jest zobowiązany zapłacić Organizatorowi 100% łącznej wysokości opłat za udział w Imprezie wyszczególnionych w potwierdzeniu przyjęcia Zgłoszenia-Umowy.

7. W przypadku rezygnacji Wystawcy z części wcześniej zamówionych usług bez względu na jej przyczynę (co obejmuje okoliczności zawinione i niezawinione) w terminie krótszym niż 15 dni przed rozpoczęciem Imprezy, Wystawca zobowiązany jest zapłacić Organizatorowi kwotę w wysokości 100% od kwoty pierwotnego zamówienia.

8. Jeśli Wystawca składa Organizatorowi Zgłoszenie-Umowę w terminie krótszym niż 3 tygodnie przed terminem rozpoczęcia Imprezy, wówczas jest zobowiązany zapłacić Organizatorowi 100% łącznej wysokości opłat za udział Wystawcy w Imprezie w chwili złożenia Zgłoszenia-Umowy.

9. Opłaty (ceny) oraz pozostałe warunki płatności za udział w Imprezie określa formularz Zgłoszenia-Umowy oraz Postanowienia Szczegółowe.

10. Bezumowne korzystanie z oferty Imprezy w jakiejkolwiek postaci, w szczególności poprzez wystawianie się, reklamowanie swoich usług lub produktów na całym terenie Imprezy wiąże się z naliczeniem odszkodowania w wysokości 10-krotności stawki cennikowej za zajmowaną powierzchnię wystawienniczą, zależną od poszczególnych stref imprezy, wynikającą ze stawek zawartych w formularzach zgłoszeniowych.

11. Wszelkie zmiany i rezygnacje dotyczące Zgłoszenia-Umowy, muszą być przesłane drogą pisemną oraz potwierdzone przez Organizatora.

§ 5 USŁUGI

1. Opłata za stoisko w poszczególnych wariantach, oprócz wyposażenia wymienionego w formularzu Zgłoszenia-Umowy obejmuje sprzątanie ciągów komunikacyjnych. Wystawca jest zobligowany do uprzątnięcia wyrzucenia śmieci pozostałych po użytkowaniu jego stoiska.

2. Na życzenie Wystawcy, za dodatkową opłatą, Organizator zapewnia:

1) wypożyczenie dodatkowego wyposażenia,

2) dodatkowe instalacje elektryczne,

3) organizację konferencji prasowych,

4) organizację imprez promocyjnych,

5) usługi plastyczne,

6) obsługę stoiska przez hostessę,

7) obsługę stoiska przez tłumacza,

8) rezerwację miejsc hotelowych.

§ 6 POWIERZCHNIA WYSTAWIENNICZA, STOISKO I JEGO WYPOSAŻENIE

1. Wyznaczenie stoiska na terenie Imprezy jest dokonywane przez Organizatora, w miarę możliwości z uwzględnieniem życzeń Wystawcy. Organizator zastrzega sobie prawo odmowy wykonania tych propozycji Wystawcy i odstąpienia od wykonania propozycji Wystawcy przyjętych do realizacji, których realizacja będzie niemożliwa lub nadmiernie utrudniona.

2. Organizator dołoży wszelkich starań, aby odpowiednio wcześnie poinformować Wystawcę o zmianach lokalizacji stoiska i powierzchni wystawienniczej wynikających z warunków organizacyjno-technicznych terenu Imprezy.

3. Przez stoisko Organizator rozumie powierzchnię wynajętą na czas Imprezy przez Wystawcę, o wymiarach określonych w Zgłoszeniu-Umowie.

4. Ostateczny termin na zgłaszanie przez Wystawcę zmian co do wyposażenia dodatkowego upływa na 2 tygodnie przed Imprezą. Wszelkie zmiany dokonywane po tym terminie, dotyczące wyposażenia dodatkowego, spowodują 20% wzrost ceny danej usługi względem cennika w formularzu zgłoszeniowym. Zmiany te realizowane będą według kolejności ich zgłaszania i w miarę możliwości osobowo-techniczno- materiałowych Organizatora.

5. W przypadku, gdy Wystawca dokonuje organizacji stoiska, korzystając z własnego wyposażenia dodatkowego, jest on zobowiązany do przedstawienia Organizatorowi listy wyposażenia przed rozpoczęciem Imprezy. Organizator nie wyraża zgody na jakiekolwiek ingerowanie Wystawcy w udostępnione Wystawcy wyposażenie stoiska, w szczególności na przerabianie udostępnionego wyposażenia, dokonywanie napraw na własną rękę.

6. Pozostałe zagadnienia związane z powierzchnią wystawienniczą, stoiskiem i jego wyposażeniem regulują Postanowienia Szczegółowe.

7. Zajęcie powierzchni wystawowej przekraczające zamówioną, skutkuje obciążeniem Wystawcy przez Organizatora karą umowną w wysokości.200% opłaty za faktycznie zajętą powierzchnię (uwzględnioną w zamówieniu + dodatkowo zajętą), płatną gotówką w kasie Organizatora. Organizator ma również prawo usunąć Wystawcę z powierzchni przekraczającej zamówioną na jego koszt i ryzyko.

8. Wystawca najpóźniej dwa dni przed Imprezą otrzyma mapę z numerem stoiska i dokładną lokalizacją.

9. W ramach Imprezy istnieje możliwość dzielenia stoiska przez dwóch Wystawców, po wcześniejszym zgłoszeniu takiego zamiaru Organizatorowi, tj. na etapie składania Zgłoszenia-Umowy. Niezgłoszenie dzielenia stoiska z innym Wystawcą  skutkuje dodatkowym obciążeniem (karą umowną) dla Wystawcy w wysokości 50% wartości zamówionej powierzchni za każdego Wystawcę w danym stoisku.

10. Wszelkie zmiany dotyczące Zgłoszenia-Umowy, muszą być przesłane drogą pisemną oraz potwierdzone przez Organizatora.

§ 7 MARKET TOUR, KATALOG I REKLAMA

1. Wystawca będący wystawcą w ramach Targów Turystycznych Market Tour zobowiązany jest do zamieszczenia w Katalogu Targowym wpisu obowiązkowego.

2. Terminy składania zamówień na usługi reklamowe w Katalogu Targowym określają Postanowienia Szczegółowe. Forma i cennik tych usług zawarte są w formularzu Zgłoszenie-Umowa.

3. Organizator zapewnia druk i rozpowszechnienie oficjalnego Katalogu Targowego zawierającego alfabetyczny spis Wystawców, ofertę targową Imprezy, dodatkowe informacje handlowe, reklamowe i usługowe.

4. Każdy Wystawca otrzymuje bezpłatnie jeden egzemplarz Katalogu.

5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za błędy w Katalogu wynikające z działania lub zaniechania Wystawcy, w szczególności dotyczące nieczytelnie podanego tekstu, błędnego zredagowania lub mylnego podania przez Wystawcę informacji. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za konsekwencje, które mogą wynikać  z błędów i pominięć powstałych w Katalogu.

6. Każdy Wystawca ma prawo do reklamowania swoich produktów lub usług na własnym stoisku w taki sposób, aby nie zakłócać normalnego toku działania innych wystawców.

7. Reklama na terenie Imprezy, poza stoiskiem, jest odpłatna i wymaga dokumentowej zgody Organizatora, pod rygorem nieważności. Brak zgody spowoduje usunięcie reklam na koszt i ryzyko Wystawcy. Wystawcy mogą odpłatnie ustawiać na terenie Imprezy własne konstrukcje reklamowe za zgodą Organizatora. Zamówienia na lokalizację własnych konstrukcji reklamowych należy składać u Organizatora.

8. Reklama realizowana przez Wystawcę wykonywana jest na jego odpowiedzialność i ryzyko.

§ 8 PRZEPISY PORZĄDKOWE I ORGANIZACYJNE

1. Wystawca w chwili przyjazdu na Imprezę zobowiązany jest zgłosić się do Biura Imprezy, gdzie otrzyma karty identyfikacyjne oraz dokona odbioru stoiska od Organizatora. Odbiór stoiska od Wystawcy następuje po zakończeniu Imprezy. Przyjęcie i zdanie stoiska odbywa się w oparciu o protokół zdawczo-odbiorczy, a warunkiem niezbędnym do opuszczenia terenu Imprezy przez Wystawcę po Imprezie jest sporządzenie protokołu zdawczo-odbiorczego podpisanego przez Organizatora.

2. Wjazd samochodem lub innym pojazdem na teren Imprezy może odbywać się tylko na podstawie przepustki – karty wjazdowej. Przepustka winna być wypełniona i umieszczona za przednią szybą pojazdu w sposób umożliwiający odczytanie danych. Wydanej przez Organizatora i w godzinach podanych na przepustce – karcie wjazdowej.

3. Przepustka nie upoważnia do parkowania i postoju na terenie Imprezy podczas jej trwania. Nie dotyczy pojazdów, które stanowią rodzaj stoiska wystawienniczego.

4. W przypadku zakupu gotowego stoiska lub/i dodatkowego wyposażenia, za zaistniałe na przekazanym stoisku lub/i wyposażeniu dodatkowym, zaginięcia lub uszkodzenia, Wystawca zostanie obciążony równowartością aktualnej ceny rynkowej zaginionego lub uszkodzonego przedmiotu.

5. Wystawca winien przygotować stoisko nie później niż w terminie określonym w Postanowieniach Szczegółowych. Niezgłoszenie się Wystawcy w tym terminie bez wcześniejszego powiadomienia będzie traktowane przez Organizatora jako rezygnacja z udziału w Imprezie ze skutkami określonymi w § 4 ust. 6 Regulaminu.

6. Wywóz wyposażenia stoiska, w tym eksponatów oraz demontaż stoiska przed zakończeniem Imprezy są zabronione.

7. Wystawca zobowiązany jest usunąć wyposażenie stoiska, w tym eksponaty, zdemontować stoisko (jeżeli korzysta z własnej zabudowy) oraz przywrócić zajmowaną powierzchnię wystawienniczą do pierwotnego stanu najpóźniej do ostatniego dnia Imprezy w godzinach demontażu stoiska określonych w Postanowieniach Szczegółowych, tj. 11.05.2025 do godziny 23:55

8. W przypadku niewykonania powyższych prac porządkowych w terminie demontażu, Organizator zleci ich wykonanie osobie trzeciej lub sam to wykona na koszt i ryzyko Wystawcy.

9. Pozostawione bez akceptacji Organizatora elementy zabudowy i wyposażenia stoiska, nieusunięte przez Wystawcę w terminie demontażu, uważa się za mienie porzucone, które przechodzi nieodpłatnie (w tym bez odszkodowania) na własność Organizatora.

10. Jeżeli Wystawca potrzebuje więcej czasu na przygotowanie lub likwidację stoiska zobowiązany jest do uzgodnienia tej okoliczności z Organizatorem, nie później niż 14 dni przed rozpoczęciem Imprezy.

11. Wystawca jest zobowiązany przestrzegać na stoisku wszelkich przepisów handlowych, sanitarnych,  przeciwpożarowych, policyjnych i zarządzeń Organizatora.

12. W uzasadnionych przypadkach Organizator może, dla dobra Imprezy, ingerować w wystrój i wyposażenie stoiska (np.: zapobiegać niszczeniu stoiska, usuwać przedmioty wydzielające nieprzyjemne zapachy itp.).

13. Wystawca może dekorować ściany stoiska z zastrzeżeniem, że nie może w nie w jakikolwiek sposób ingerować, w tym nie mogą one ulec jakimkolwiek uszkodzeniom (tzn. nie mogą zostać zabrudzone, podziurawione, powycinane, pomalowane, wytapetowane itp.).

14. Za nadzór i ochronę stoiska w godzinach trwania Imprezy, na 30 minut przed otwarciem i na 30 minut po zamknięciu Imprezy w danym dniu odpowiedzialny jest Wystawca.

15. Codzienna dostawa towarów musi być zakończona na 30 minut przed godziną otwarcia Imprezy w danym dniu, zgodnie z Postanowieniami Szczegółowymi.

16. Wystawcy lub osoby przez niego upoważnione są zobligowane przebywać na terenie Imprezy na 30 minut przed otwarciem i na 30 minut po zamknięciu Imprezy w danym dniu. Przebywanie na terenie Imprezy poza wymienionymi wyżej godzinami i poza godzinami montażu i demontażu stoisk wymaga wcześniejszego ustalenia z Organizatorem.

17. Prace elektryczne wykonywane są wyłącznie przez upoważnionego przez Organizatora elektryka.

18. Na terenie Imprezy obowiązuje bezwzględny zakaz:

1) podłączania źródeł energii we własnym zakresie, korzystania z uszkodzonej lub prowizorycznej instalacji elektrycznej,

2) używania otwartego ognia,

3) eksploatowania grzejnych urządzeń elektrycznych w sposób sprzeczny z zasadami określonymi przez Organizatora,

4) pozostawiania bez dozoru włączonych do sieci elektrycznej urządzeń nieprzystosowanych do ciągłej eksploatacji,

5) wnoszenia na teren Imprezy substancji chemicznych pożarowo niebezpiecznych,

6) zastawiania dojść i dojazdów do urządzeń przeciwpożarowych oraz zastawiania (w tym tarasowania) dróg ewakuacyjnych,

7) używania sprzętu pożarniczego do innych celów niż są przeznaczone,

8) umieszczania na stoisku wyposażenia, w tym eksponatów niebezpiecznych dla wystawców Imprezy i publiczności. Organizator zastrzega sobie prawo odmówienia zgody na montaż wyposażenia, w tym wystawienie eksponatów, które uzna za niebezpieczne. Wyposażenie, w tym eksponaty, nie może być umieszczane w ciągach komunikacyjnych przylegających do stoiska, pokazy sprzętu nie mogą utrudniać lub uniemożliwiać bezpiecznego przemieszczania się wystawców i publiczności.

§ 9 CŁO, SPEDYCJA, ROZŁADUNEK

1. Wszelkie wyposażenie, eksponaty, materiały reklamowe, środki spożywcze przeznaczone dla klienta i na spotkania o charakterze reprezentacyjnym oraz towary przeznaczone do budowy, wyposażenia i dekoracji stoisk – przywożone z zagranicy podlegają odprawie celnej.

2. Transport, rozładunek, przeładunek, rozpakowanie, montowanie, demontowanie, pakowanie i załadunek wyposażenia stoiska, w tym eksponatów oraz innych materiałów na Imprezę jest wykonywane przez Wystawcę na jego koszt i ryzyko.

3. Rozładunek i załadunek, w tym rozpakowanie i zapakowywanie wyposażenia stoiska, w tym eksponatów, może być dokonane tylko w obecności Wystawcy.

4. Organizator nie dysponuje własnym sprzętem do załadunku i rozładunku. Jeżeli Wystawca potrzebuje takiego sprzętu może złożyć zamówienie na ten sprzęt, nie później niż 14 dni przed rozpoczęciem Imprezy.

§ 10 UBEZPIECZENIE

1. Wystawca na swój koszt dokonuje ubezpieczenia osób i rzeczy od wszelkiego ryzyka na czas trwania Imprezy.

2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za wypadki osób i uszkodzenia wyposażenia stoiska, w tym eksponatów przed, po i w czasie trwania Imprezy.

3. Organizator nie odpowiada za szkody spowodowane siłą wyższą, kradzieżą, włamaniem, ogniem, wichurą, uderzeniem pioruna, eksplozją, zalaniem, przerwą w dostawie prądu, wody i innymi przyczynami losowymi.

4. Wystawca zobowiązany jest do natychmiastowego zgłoszenia Organizatorowi zaistniałej szkody.

5. Na wyłączenie odpowiedzialności Organizatora z powyższych przyczyn nie mają wpływu podejmowane przez Organizatora szczególne środki zabezpieczenia terenu Imprezy.

§ 11 REKLAMACJE

1. Wystawca ma prawo do zgłaszania reklamacji w związku z usługami świadczonymi przez Organizatora w terminie 7 dni od zakończenia Imprezy.

2. Po upływie ustalonego terminu żadne reklamacje nie będą uwzględniane i po tym terminie wszelkie roszczenia Wystawcy wygasają.

3. Ustne ustalenia, uzgodnienia, porozumienie między Wystawcą a przedstawicielem Organizatora oraz wszelkie decyzje i oświadczenia wymagają niezwłocznego dokumentowego, w szczególności pisemnego, potwierdzenia.

§ 12 POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. W przypadku, gdyby Impreza nie odbyła się z przyczyn zależnych od Organizatora, odpowiedzialność Organizatora ograniczy się do zwrotu kwot wpłaconych przez Wystawców.

2. W przypadku, gdyby Impreza nie odbyła się z przyczyn niezależnych od Organizatora, nie jest on zobowiązany do wypłacenia Wystawcom odszkodowania. Wszelkie poniesione koszty przez Wystawcę, zostaną mu zwrócone i zostanie wystawiona faktura korygująca zamówienie.

3. Wszelkie spory wynikłe pomiędzy Organizatorem, a Wystawcą będą rozpatrywane przez właściwy rzeczowo sąd w Szczecinie.

4. Wystawca oświadcza, że znane mu są postanowienia Zgłoszenia – Umowy, niniejszego Regulaminu i Postanowień Szczegółowych i że dysponował odpowiednim czasem do zapoznania się i zrozumienia treści wyżej wskazanych dokumentów oraz, że zobowiązuje się do przestrzegania ich postanowień, w tym zobowiązuje się do przestrzegania ich postanowień przez swoich pracowników i podmioty działające w jego imieniu lub na jego zlecenie w ramach Imprezy.

5. Wystawca zobowiązuje się do przestrzegania postanowień, w tym przepisów, porządkowych Organizatora, podporządkowania się decyzjom Organizatora podczas trwania Imprezy, a także przestrzegania wszelkich innych ustaleń pomiędzy Wystawcą a Organizatorem, w tym zobowiązuje się do przestrzegania postanowień tego ustępu przez swoich pracowników i podmioty działające w jego imieniu lub na jego zlecenie w ramach Imprezy.

6. Wystawca wyraża bezterminowo zgodę na utrwalanie jego wizerunku, wykonywanie zdjęć i filmów pokazujących stoisko Wystawcy wraz z osobami je obsługującymi, w tym do publikowania takich zdjęć i filmów we wszelkich materiałach, w tym drukowanych i elektronicznych mediach, w celach informacyjnych i promocyjnych dotyczących Imprezy oraz działalności Organizatora.

7. Organizator nie ponosi odpowiedzialności, jeżeli Organizator nie miał wpływu na zaistnienie okoliczności, które doprowadziły do szkody, a także za szkody, które wynikły z okoliczności, których Organizator nie mógł przewidzieć nawet przy zachowaniu należytej staranności.

8. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za utracone korzyści Wystawcy i jego odpowiedzialność ogranicza się wyłącznie do szkody rzeczywiście poniesionej przez Wystawcę.

9. Organizator, z zastrzeżeniem pozostałych postanowień niniejszego Regulaminu, ponosi odpowiedzialność:

1) wyłącznie za działania lub zaniechania stanowiące niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy będące wynikiem winy umyślnej, chyba, że niewykonanie lub nienależyte wykonanie nastąpiło na skutek siły wyższej, epidemii, z przyczyn zależnych od Wykonawcy lub na skutek nieprzestrzegania postanowień umowy, niniejszego Regulaminu, Postanowień Szczegółowych przez Wystawcę.

2) do wysokości 5 krotności opłaty za zamówioną usługę.

10.  W sprawach nieuregulowanych w niniejszym regulaminie, zastosowanie mają odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego.

11. Wszelkie spory mogące wynikać z tytułu realizacji Umowy będą rozstrzygane polubownie, a w razie braku porozumienia na drodze postępowania sądowego, właściwego dla siedziby Organizatora.

 

 

REGULAMIN UMIESZCZENIA REKLAMY NA TELEBIMIE

§1

Reklamodawca oświadcza, że nabył prawa autorskie do materiałów reklamowych, bądź uzyskał stosowną licencję, a także, że prawa wynikające z tych zamówień nie są obciążone prawami osób trzecich oraz, że ponosi względem Wykonawcy odpowiedzialność z tytułu ewentualnych roszczeń w związku z naruszeniem praw autorskich lub praw pokrewnych oraz dóbr osobistych. Wykonawca odmówi emisji spotów reklamowych zawierających treści rasistowskie i faszystowskie, zawierające elementy agitacji politycznej, naruszające ustawę o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, naruszające dobre obyczaje

i podstawowe zasady współżycia społecznego.

§2

Jeśli nie zostaną spełnione wytyczne z §1 bądź treść reklamy jest sprzeczna z prawem, godzi w dobre obyczaje lub moralność, Wykonawca może odmówić wyświetlania reklamy. O odmowie wyświetlania reklamy Wykonawca jest zobowiązany zawiadomić Reklamodawcę telefonicznie lub mailowo na 2 dni przed planowaną datą emisji. Reklamodawca ma prawo wówczas dostarczyć nową reklamę.

§3

Dostarczona przez Reklamodawcę reklama wyświetlana będzie względem innych reklam w kolejności ustalonej przez Wykonawcę, z uwzględnieniem wybranej częstotliwości.

§4

Wykonawca zobowiązuje się do realizacji kampanii, będącej przedmiotem zamówienia zgodnie z zatwierdzoną ofertą, będącą integralną częścią zamówienia, z zachowaniem należytej staranności oraz do monitowania jakości jej realizacji. Strony zgodnie oświadczają, iż zobowiązują się do współdziałania przy wykonaniu i wprowadzaniu w życie realizacji zamówienia. Wykonawca zobowiązuje się do uwzględnienia uzasadnionych reklamacji Reklamodawcy złożonych drogą pisemną, a w szczególności: w przypadku opóźnienia lub awarii w trakcie wykonywania zlecenia, Wykonawca zobowiązuje się do przedłużenia emisji spotów reklamowych o adekwatny opóźnieniu lub awarii, czas; w przypadku niewykonania zlecenia Wykonawca zobowiązuje się do zwrotu całej zapłaconej kwoty wynagrodzenia za nośnik, na którym zlecenie nie zostało wykonane. Strony niniejszym uzgadniają, że dołożą najlepszych starań, aby rozstrzygać wszelkie spory wynikające z niniejszego zamówienia lub z nim związane na drodze polubownej. Wszelkie spory wynikające w związku z niniejszym zamówieniem, które nie zostaną rozstrzygnięte polubownie w ciągu 7 dni po otrzymaniu zawiadomienia o sporze wraz z wezwaniem do wszczęcia rokowań przez jedną ze Stron, Strony poddają rozstrzygnięciu przez sądy powszechne.

§5

Jeżeli którekolwiek postanowienie z niniejszego Zamówienia okaże się nieważne i niewykonalne, nie będzie to wpływać na jego ważność. W takim przypadku znaczenie tych postanowień będzie interpretowane w taki sposób, aby utrzymać ich wykonalność zgodnie z prawem.

§6

Niniejsze zamówienie stanowi całość porozumienia między Stronami w odniesieniu do przedmiotu niniejszego zamówienia i zastępuje wszelkie wcześniejsze porozumienia, uzgodnienia lub inne zarówno ustne, jak i pisemne dotyczące przedmiotu zamówienia.

§7

Zamówienie wchodzi w życie z dniem podpisania i wygasa z dniem zakończenia ostatniej emisji i zapłaty w całości przez Reklamodawcę należnego Wykonawcy wynagrodzenia brutto. Płatność na podstawie faktury VAT z terminem maksymalnie 7 dni od rozpoczęcia kampanii. W przypadku odstąpienia przez Reklamodawcę od zamówienia w terminie 14 dni od daty emisji reklamy, Reklamodawca zobowiązany jest do zapłaty 50% wartości uzgodnionego wynagrodzenia brutto przysługującego Wykonawcy. Spoty reklamowe muszą być udostępnione Wykonawcy na 3 dni przed początkiem emisji; przesłanie plików może nastąpić drogą mailową lub wykorzystując narzędzia do transferu plików; materiały muszą trafić bezpośrednio do Wykonawcy na adres

§8*

Wszelkie zmiany lub uzupełnienia do niniejszego zamówienia, wymagają powiadomienia w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

§9

Wszelkie spory wynikające z niniejszego zamówienia, podlegają panującym przepisom prawa Rzeczypospolitej Polskiej, a w szczególności Kodeksowi Cywilnemu.  Spory będą rozstrzygane przez sąd powszechny, właściwy według siedziby Wykonawcy.

§10

Strony zobowiązują się do ochrony Informacji Poufnych oraz do nieujawniania tych informacji osobom trzecim bez wyraźnego pisemnego polecenia drugiej Strony lub jej pisemnej zgody. Strony zobowiązują się do wykorzystywania uzyskanych informacji i dokumentów jedynie w zakresie niezbędnym do należytego wykonania zamówienia. Strony mają prawo podania Informacji Poufnych do informacji publicznej w zakresie wymaganym przez przepisy prawa. W przypadku naruszenia przez Stronę postanowień niniejszego paragrafu, jest ona odpowiedzialna za naprawienie szkody poniesionej przez drugą Stronę wskutek tego naruszenia. Strony zobowiązują się do przekazania swoim reprezentantom oraz osobom przez siebie zatrudnionym, których dane osobowe będą ujawniane drugiej Stronie umowy jako administratorowi danych w związku z zawarciem oraz realizacją umowy, znanych Stronie przekazującej informacji wskazanych w art.14. Rozporządzenia nr 679/2016 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/4/WE.

§11

Wykonawca nie zapewnia zdjęć z przeprowadzonej kampanii reklamowej, chyba, że Strony ustaliły inaczej.

§12

Niniejsza umowa została zawarta w dwóch identycznie brzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.